Praksisnyt og guides
Praksisnyt 54 - Lydoptagelse af møder
Lydoptagelse af møde – må det finde sted?
I DUKH møder vi mange borgere, der har mistet tilliden til kommunerne og særligt til deres sagsbehandlere. Vi møder borgere, der f.eks. ikke kan genkende sig selv i referater, som borgerne modtager efter et afholdt møde. Vi møder borgere, der efter eget udsagn oplever, at sagsbehandlerne bevidst fordrejer deres udsagn, så referaterne bliver misvisende til skade for det videre sagsforløb. Endelig møder vi borgere, der har et ønske om at anvende lydoptagelser i retssager mod kommunen.
Derfor har nogle borgere et ønske om, at samtaler med sagsbehandlerne bliver optaget.
Lydoptagelse - en god ide?
Hvis der er et godt og tillidsfuldt forhold mellem borger og sagsbehandler, vil der sjældent være et ønske fra borgerens side om at få optaget en samtale. I enkelte tilfælde kan det dog være en god idé, f.eks. hvis borgeren pga. sin nedsatte funktionsevne ikke kan overskue eller rumme informationer givet i en samtale. Det kan også være relevant, hvis borgeren er nervøs under samtalen og derfor har svært ved at opfatte det, der bliver sagt under samtalen.
Ved at optage samtalen har borgeren mulighed for i ro og mag derhjemme at aflytte samtalen og dermed måske blive klarere på, hvad indholdet af samtalen er.
Det er velkendt, at når der står meget på spil for borgeren i en samtale med en sagsbehandler, hører borgeren måske især det negative og fokuserer på det.
Også for en sagsbehandler kan det fra tid til anden være en god idé at optage en samtale med en borger, f.eks. i tilfælde hvor en borger erfaringsmæssigt mere eller mindre bevidst fordrejer sagsbehandlerens ord.
Overordnet princip
Det er et gældende overordnet princip, at myndighederne selv fastsætter rammerne for de møder, som de indkalder borgerne til. Rammerne skal dog fastsættes ud fra saglige overvejelser.
Ligeledes skal en myndighed ud fra lighedsprincippet behandle borgerne ens. En myndighed kan således ikke give én borger tilladelse til at optage møder og give afslag til en anden uden en saglig begrundelse.
Har borgeren krav på at kunne optage en samtale?
Nej, det har en borger ikke krav på. Folketingets Ombudsmand har i FOU 2005.578 udtalt, at en borger ikke har krav på at optage sine møder med forvaltningen. Men samtidigt udtalte ombudsmanden, at eventuelle begrænsninger i borgerens mulighed for at optage et møde skal fastsættes på et sagligt grundlag.
Det fremgår desuden af udtalelsen, at der efter ombudsmandens opfattelse ikke er noget til hinder for, at en myndighed accepterer, at en borger optager møder mellem borgeren og myndigheden.
God forvaltningsskik
Efter ombudsmandens opfattelse (FOU 2005.578) kan der være situationer, hvor det under hensyn til f.eks. borgerens personlige forhold (eks. kommunikations hæmning) vil være bedst stemmende med god forvaltningsskik at lade borgeren optage samtaler med myndigheden. Fra udtalelsen:
”Der kan f.eks. være tale om at borgeren på grund af personlige forhold ikke i tilstrækkeligt omfang vil kunne forstå eller fastholde sagsgangen eller sagens indhold uden mulighed for at afholde og optage samtaler med myndigheden.”
Ved afslag på ønske om lydoptagelse af møde
Hvis en sagsbehandler ikke ønsker at lade en borger optage et møde på bånd, kan sagsbehandleren som udgangspunkt bestemme dette selv, hvis ikke andet er fastsat internt i kommunens retningslinjer. Sagsbehandleren bør ved et afslag begrunde det nærmere over for borgeren.
Ombudsmandens har i FOU 2005.578 udtalt:
”Der bør ved afslag på at lade en borger foretage lydoptagelser foretages en konkret vurdering i forhold til borgerens personlige forhold.”
Så selv om det er op til sagsbehandleren/kommunen at bestemme, om der skal gives tilladelse til lydoptagelse, og selv om borgeren ikke har krav på en begrundelse for at afslag på et ønske om at lydoptage et møde, bør sagsbehandleren ikke blot pr. automatik sige nej til borgerens ønske, men konkret vurdere det i forhold til borgerens behov.
Må sagsbehandleren lydoptage en samtale?
Nej, kommunen/sagsbehandleren har som udgangspunkt ikke ret til at bånde en samtale med en borger. Daværende Statsforvaltningen Sjælland har i brev af 12.6.2007 udtalt:
”Det er statsforvaltningens opfattelse, at der ikke umiddelbart er en ret for en offentlig myndighed til, at denne myndighed kan stille krav om, at et møde med en borger skal optages.
For at et sådan krav skal kunne stilles, mod borgerens ønske, må der foreligge helt ganske særlige omstændigheder. Uenighed om et mødes resultat, eller hvad der er foregået på et sådant møde kan, som udgangspunkt, ikke betegnes som særlige omstændigheder.”
Det fremgår i øvrigt af udtalelsen, at en myndighed i almindelighed råder over andre muligheder for at dokumentere, hvad der er passeret på et møde (notatpligten, udarbejdelse af referat m.v.).
Manipulation med lydoptagelser
Daværende Statsforvaltningen Sjælland redegør i brev af 12.6.2007 for sin betænkelighed ved lydoptagelser både når det er borgeren og når det er myndigheden, der foretager dem.
Borgeren ønsker lydoptagelse: ”Over for hensynet til borgeren står det modstående hensyn at - navnlig digitale - lydoptagelser kan manipuleres, uden at myndigheden vil have mulighed for at imødegå dette, medmindre myndigheden selv ligger inde med optagelser fra mødet.”
Myndigheden ønsker lydoptagelse: ”Med mindre der samtidig udleveres en kopi af en lydoptagelse, har borgeren ikke nogen sikkerhed for, at der ikke manipuleres med optagelsen, jf. Ovenfor. Denne betænkelighed for manipulation med en lydoptagelse, som der er givet udtryk for ovenfor, gør sig tilsvarende gældende når det er myndigheden, som forestår lydoptagelsen.”
Er det strafbart hemmeligt at lydoptage en samtale?
Nej, det er ikke strafbart at optage en samtale mellem en borger og en myndighed. Hvis en borger f.eks. optager en samtale med en sagsbehandler, kan borgeren ikke straffes for dette efter straffeloven.
Efter bestemmelsen i straffelovens § 263, stk. 1, nr. 3, straffes med bøde eller fængsel indtil 6 måneder den, som uberettiget ved hjælp af et apparat hemmeligt aflytter eller optager udtalelser fremsat i enrum, telefonsamtaler eller anden samtale mellem andre eller forhandlinger i lukket møde, som han ikke selv deltager i, eller hvortil han uberettiget har skaffet sig adgang.
Tidligere justitsminister Lene Espersen udtaler sig således i brev af 12.6.2007 fra daværende Statsforvaltning Sjælland om rækkevidden af straffelovens § 263, stk. 1, nr. 3:
”Optagelse på bånd af telefonsamtaler eller anden samtale, som den pågældende selv deltager i, falder uden for denne bestemmelse. Det gælder også i tilfælde, hvor optagelsen sker uden den anden parts viden. Der er ikke herudover i lovgivningen fastsat almindelige regler om borgeres adgang til at optage samtaler med forvaltningsmyndigheder på bånd.”
Svaret er gengivet i brev af 12.6.2007 fra daværende Statsforvaltningen Sjælland.
Kan lydoptagelser anvendes i en retssag?
Ja, det kan de godt - også selv om de er hemmelige. En borger kan således hemmeligt optage et møde med en sagsbehandler og efterfølgende anvende lydoptagelsen i en evt. retssag mod kommunen.
Kan en myndighed nægte at gennemføre en samtale med en borger, der ønsker samtalen optaget?
Ja, det kan en myndighed efter DUKH’s vurdering godt. Hensynet til borgerens ønske om at optage mødet bør dog veje tungest.
Hvis myndigheden alligevel afviser at gennemføre samtalen, kan borgeren anmode om at få en skriftlig begrundelse for dette og herefter evt. klage over afvisningen. Myndigheden skal sagligt begrunde, hvorfor den nægter at gennemføre samtalen med borgeren. Endvidere vil det være i overensstemmelse med god forvaltningsskik at oplyse borgeren om rette klageinstans.
Afrunding
Selv om en borger som udgangspunkt ikke har ret til at bånde samtaler med sin sagsbehandler, bør myndigheden vise imødekommenhed over for borgerens ønske herom - især hvis borgerens ønske er velbegrundet f.eks. pga. borgerens nedsatte funktionsevne.
Et evt. afslag bør begrundes sagligt, og der skal foretages en konkret vurdering i forhold til borgerens personlige forhold.
Såfremt både borger og sagsbehandler er bevidste om, at der sker lydoptagelse, finder DUKH, at det i en række tilfælde vil være en fordel for både sagsbehandler og borger at bånde samtaler. Det kan medvirke til ordentlighed i sagsbehandlingen. At bånde en samtale kan være en lige så naturlig ting som at have en bisidder med til et møde.
Lovgrundlag
Hvis du er interesseret i at læse mere omkring lovgrundlaget og Ankestyrelsens principafgørelser, kan du læse mere på Retsinformation.dk
I dette Praksisnyt er henvist til:
FOU 2005.578 (nyt vindue)
Straffeloven (nyt vindue)
